Hệ thống thông tin quản trị
- MIS biến dữ liệu nội bộ và bên ngoài thành thông tin, đưa tới nhà quản lý mọi cấp đúng người, đúng lúc, đúng dạng để hoạch định, điều hành, kiểm soát.
- Thông tin kế toán quản trị dùng vào ba việc: đo lường hiệu quả, kiểm soát, ra quyết định. Hệ thống tốt là hệ thống giúp làm được ba việc đó.
- Nhu cầu thông tin khác theo cấp (chiến lược: tổng hợp, hướng tương lai, nhiều dữ liệu bên ngoài; tác nghiệp: chi tiết, thường xuyên, nội bộ) và theo cơ cấu (chức năng, bộ phận, mạng lưới).
- Dual-process framework: người đọc thấy báo cáo ít liên quan thì đọc lướt (heuristic), thấy liên quan và đủ khả năng thì đọc kỹ (analytic). Báo cáo phải may đo theo người nhận; dashboard cho phép lọc, drill down.
Thông tin tốt, giá trị và nguồn thông tin
- Tiêu chí ACCURATE: Accurate, Complete, Cost-beneficial, User-targeted, Relevant, Authoritative, Timely, Easy to use. Information overload nguy hiểm không kém thiếu thông tin.
- Value of information = Expected value with the information − Expected value without the information; chỉ đáng thu thập khi giá trị lớn hơn chi phí.
- Dữ liệu định tính khó ghi nhận (không cấu trúc) và khó diễn giải (chủ quan); thường quy về thang điểm, câu hỏi chuẩn, phân tích văn bản.
- Nguồn nội bộ: kiểm soát được cách tạo ra, rẻ, nhưng chỉ nhìn bên trong. Nguồn bên ngoài: cần cho benchmarking và chiến lược, nhưng không kiểm soát được độ chính xác và định nghĩa.
- Số tài chính qua kiểm soát nội bộ và kiểm toán thường đáng tin hơn số phi tài chính; xét thêm ai tạo ra số và họ có lợi ích gì với con số.
Data silo, ERPS, KMS, CRMS
- Data silo: kho thông tin một phòng ban giữ, không chia sẻ. Nguyên nhân: hệ thống riêng, lý do chính trị, mua lại công ty dùng hệ thống khác.
- Hại cho kế toán: không biết hết thông tin, big data thiếu dữ liệu, mất thời gian hợp nhất và khác định nghĩa (tuổi nợ theo ngày hóa đơn hay ngày đến hạn), các phòng không cùng hướng mục tiêu.
- ERPS: hệ thống tích hợp và tự động hóa quy trình trên một unified corporate database; dữ liệu nhập một lần, mọi phòng dùng chung, gần thời gian thực; hỗ trợ Balanced Scorecard, đặt hàng tự động, JIT.
- Hạn chế ERPS: đắt, triển khai lâu, khó tùy biến, lỗi lan toàn hệ thống, cần đào tạo, không tự gỡ xung đột văn hóa. Data warehouse chứa dữ liệu vận hành để phân tích; data mart là kho chuyên đề.
- KMS: groupware, intranet và extranet, expert system, data warehouse kết hợp data mining. CRMS ghi mọi tương tác của khách để giữ chân khách và tăng doanh số.
- Cách ghi nhận dữ liệu tùy khối lượng và độ phức tạp, mức chính xác cần, tốc độ cần thông tin, quy mô và cơ cấu (theo lô hay thời gian thực).
- Unified corporate database sửa thông tin kém theo từng tiêu chí: relevant, timely (kể cả phụ thuộc một người nhập liệu), accurate, dễ dùng, bảo mật; nhưng phải so chi phí với cách rẻ hơn như báo cáo dày hơn, tách dữ liệu theo phòng.
- Với từng triệu chứng vận hành (đặt sai linh kiện, hết hàng và hàng lỗi thời, thiếu xe giao): chỉ ra thông tin kẹt ở phòng nào và hệ thống tích hợp đưa nó tới đâu.
- JIT cần lịch sản xuất nối với dự báo, đơn hàng, tồn kho và EDI với nhà cung cấp; kaizen costing cần trao đổi giữa thiết kế và sản xuất, cập nhật kết quả quality circle để đặt lại kaizen target, và ghi được dữ liệu định tính.
Phát triển công nghệ và cách tính chi phí, lợi ích
- RFID: thẻ sóng vô tuyến cho vị trí, số lượng theo thời gian thực, ghi nhận tự động. Tác động qua chi phí và lợi ích, bản chất thông tin, báo cáo, kiểm soát. Thẻ gắn cho cả lô không còn đúng khi lô được mở.
- IoT: vật thể có cảm biến gửi dữ liệu qua Internet; thêm dữ liệu nhưng thêm cửa cho tin tặc.
- Annual cost = Recurring costs per year + One-off investment ÷ Useful life. Payback = One-off investment ÷ Annual net cash saving (không trừ khấu hao).
- Cloud computing: lưu trữ, SaaS, PaaS và IaaS. Lợi ích: chi phí cố định thành biến đổi, giảm vốn đầu tư, scalability, bỏ bớt phòng IT, truy cập mọi nơi. Rủi ro: bảo mật, phụ thuộc nhà cung cấp và đường truyền, cần SLA.
- Cost per online transaction = Total cost of the e-commerce function ÷ Number of online transactions. Breakeven volume = (In-house fixed cost − Cloud fixed fee) ÷ Cloud variable fee per transaction.
- VPN cho làm việc từ xa; extranet và EDI nối với nhà cung cấp, khách hàng.
- Biến thể breakeven: nếu tự vận hành cũng có chi phí biến đổi, mẫu số là Cloud variable fee − In-house variable cost per transaction. Khoản lương tiết kiệm chỉ thành tiền khi lương thật sự giảm hoặc thời gian được dùng cho việc tạo giá trị.
- Process automation và RPA: sáu lợi ích throughput, quality, safety, reduced variability, reduced waste, customer satisfaction, cộng dữ liệu quy trình theo thời gian thực. AI: dự báo, tối ưu, phát hiện bất thường; hoài nghi về dữ liệu, hộp đen, thiên lệch, kiểm tra đầu ra.
Rủi ro và kiểm soát hệ thống, dữ liệu
- Ba tính chất cần bảo vệ: confidentiality, integrity, availability.
- Đe dọa bên ngoài: malware, ransomware, phishing, hacking, denial-of-service, sự cố nhà cung cấp, thiên tai. Rủi ro bên trong: phân quyền lỏng, thiếu đào tạo, gian lận, nhập sai, lỗi phần mềm, dữ liệu rời rạc.
- Kiểm soát: MFA, phân quyền theo vai trò, tách nhiệm vụ; firewall, encryption, diệt virus, bản vá; kiểm tra khi nhập, nhập tự động, audit trail; backup, disaster recovery, business continuity; quản lý thay đổi; SLA với nhà cung cấp; đào tạo, chính sách, kiểm toán hệ thống. Nền tảng là văn hóa an ninh thông tin.
Lean information system và five S
- Lean information: đúng thông tin, đúng người, đúng lúc, ít lãng phí nhất; phát triển cùng người dùng, tập trung người dùng cuối, dễ truy cập.
- Hicks: lean tạo giá trị ở ba cấp lưu trữ và truy cập, trình bày, luồng thông tin.
- Bảy lãng phí: transport, inventory, motion, waiting, overproduction (báo cáo không ai đọc), overprocessing (phân tích thừa), defects (lỗi hệ thống thường gặp nhất).
- Five S: sort hay structurise, simplify hay systemise, sanitise hay scan, standardise, sustain hay self-discipline. Không phải đợt tổng vệ sinh; phải thành văn hóa. Sustain thường khó nhất.
- Các nguồn gán "dễ tìm" và "lấy nhanh nhất" cho hai chữ S đầu khác nhau; định nghĩa từng S trước khi áp dụng.
- Đánh giá chỉ tiêu cho five S: mỗi S nghĩa là gì trong tình huống, chỉ tiêu có đo được không, có chủ quan hay thiên lệch không, cần bổ sung gì.