Tóm tắt Chương 9: The role of accounting

Bộ phận kế toán

• Accounting function là một phần của hệ thống kinh doanh, không hoạt động tách biệt: lo các nghiệp vụ tài chính và cung cấp thông tin, tư vấn cho các phòng ban khác.
• Sổ sách lập để giúp quản lý lập kế hoạch, kiểm soát, ra quyết định, và để tuân thủ luật. Bộ phận kế toán phù hợp phụ thuộc vào size, type, structure và legal jurisdiction của tổ chức.
• Tổ chức lớn: finance director (báo cáo CEO, board) quản lý treasurer (kiểm soát dòng tiền, huy động vốn), financial controller (kế toán thường kỳ, báo cáo tài chính), management accountant (ngân sách, kế toán chi phí). Quyết định mua hay thuê tài sản là của financial manager/treasurer.
• Policies and procedures (gom trong policy manual) tạo trật tự, phối hợp, kiểm soát; rủi ro là cứng nhắc. Internal audit kiểm tra việc tuân thủ, là nhân viên nhưng cố giữ độc lập. Bộ phận tài chính đặt chỉ tiêu và theo dõi hiệu quả (ngân sách).

Financial accounting và management accounting

• Financial accounting: recording (books of prime entry), codifying and processing (phân loại, ghi vào ledgers), preparing financial statements. Chủ yếu thông tin quá khứ cho bên ngoài, theo luật và chuẩn mực.
• Management accounting: thông tin nội bộ cho planning, controlling, decision making; cả quá khứ và tương lai; không có quy định chi phối.
• Người dùng báo cáo: managers, shareholders, trade contacts, providers of finance, tax authorities, employees, analysts and advisers, government, the public. Managers có nhiều thông tin nhất.

Quy định

• Luật: giữ proper accounting records, nộp báo cáo cho company registration body (công chúng được xem), kiểm toán với công ty trên ngưỡng quy mô. Công khai là cái giá của trách nhiệm hữu hạn.
• Proper accounting records: đủ giao dịch, mã hóa phân loại rõ, kiểm chứng được qua chứng từ, lưu an toàn, lưu đủ thời hạn. Đơn vị không phải công ty vẫn phải giữ sổ cho thuế bán hàng, thuế thu nhập; tổ chức từ thiện báo cáo cho cơ quan quản lý.
• Hậu quả: phạt tiền, bị struck off nếu liên tục nộp muộn; thanh tra và phạt thuế; qualified opinion của kiểm toán viên; cơ quan giám sát công yêu cầu phát hành lại báo cáo; giám đốc cố ý lừa dối phạm tội gian lận, có thể bị truy cứu hình sự; công ty niêm yết nộp muộn (Anh: bốn tháng) bị tạm ngừng niêm yết.
• Nghề tự điều chỉnh: IASB ban hành IFRS Standards; IFAC là liên đoàn các hội nghề nghiệp, gắn với bộ quy tắc đạo đức và chuẩn mực kiểm toán; cơ quan chuẩn mực quốc gia (FRC ở Anh); sở giao dịch chứng khoán (SEC ở Mỹ); public oversight boards (FRC rà soát báo cáo ở Anh, PCAOB ở Mỹ lập theo Sarbanes-Oxley sau Enron).
• IASB (tiền thân IASC, 1973): xây dựng một bộ chuẩn mực toàn cầu chất lượng cao vì lợi ích công chúng, thúc đẩy áp dụng, hội tụ chuẩn mực quốc gia với quốc tế. EU: công ty niêm yết lập báo cáo hợp nhất theo IFRS.

Tiền của khách hàng

• Ngân hàng, công ty quản lý quỹ, công ty luật, công ty kế toán giữ clients' money. Phải để ở tài khoản riêng: không bị lẫn, an toàn khi doanh nghiệp phá sản.
• Quy định do cơ quan quản lý ngành ban hành (FCA ở Anh). Phải bảo đảm tài khoản khách hàng không bị dùng để rửa tiền. Bộ phận kế toán theo dõi tiền của khách hàng.

Báo cáo ra bên ngoài

• Statement of profit or loss: doanh thu, chi phí, lợi nhuận của một kỳ, đo financial performance.
• Statement of financial position: tài sản, nợ, vốn chủ sở hữu tại một thời điểm; cho biết financial position (net assets) và liquidity.
• Statement of cash flows: tiền thu và chi trong kỳ; cần vì statement of profit or loss theo accruals concept (ví dụ khấu hao).
• Hạn chế của báo cáo tài chính: chỉ có thông tin tài chính và quá khứ. Sustainability report trình bày mức bền vững của mô hình kinh doanh. Integrated reporting: cái nhìn tổng thể, tài chính và tác động tới tự nhiên, xã hội, ngắn gọn; bắt buộc ở một số nước (Nam Phi), tự nguyện ở nơi khác.

Báo cáo kế toán quản trị

• Cost schedules: chi phí đã phát sinh theo nhóm. Budgets: kế hoạch tài chính cho một kỳ. Variance reports: chênh lệch thực tế với ngân sách, lập đều đặn, chỉ ra vấn đề cần xử lý.
• So sánh với budget, forecast, prior periods, other organisations. Budget là kế hoạch, forecast là dự đoán. So sánh giữa các sản phẩm dùng contribution.

Financial systems

• Financial systems: con người, quy trình và thiết bị máy tính ghi lại doanh thu, chi phí và cung cấp thông tin tài chính. Yêu cầu hệ thống phụ thuộc size, volume of transactions, nature, location/dispersion; hệ thống tốt quản lý tốt quan hệ khách hàng, nhà cung cấp, các chức năng văn phòng ăn khớp không trùng lặp.
• Sales invoicing: sales order, credit control duyệt, kho xuất hàng, despatch note, nhóm phải thu lập hóa đơn, credit control theo dõi và ghi nhận tiền thu.
• Purchase invoicing: purchase requisition được duyệt, purchasing đặt purchase order, nhận hàng đối chiếu với đơn (goods inwards check), đối chiếu hóa đơn với đơn hàng, ghi nhận và thanh toán đúng hạn.
• Payroll: HR gửi thông tin nhân viên mới, quản lý trực tiếp gửi giờ làm, tính gross pay, khấu trừ, net pay, quản lý cấp cao duyệt.
• Credit control: kiểm tra tín dụng, đặt credit limit; đơn vượt hạn mức thì tăng hạn mức sau khi kiểm tra hoặc chặn đơn; theo dõi nợ quá hạn; cuối cùng khởi kiện.
• Cash và working capital: module lấy dữ liệu từ các module khác và ngân hàng, dự báo tiền; thiếu tiền thì thu xếp thấu chi, đòi nợ; thừa tiền thì đầu tư.

Điểm yếu và phần mềm

• Weakness (thiếu kiểm soát: một người làm hết, không phê duyệt, không đối chiếu), potential for error (nhập tay nhiều lần, công thức không kiểm tra), inefficiency (nhập trùng, hệ thống không theo kịp khối lượng).
• Integrated accounting software: một lần nhập cập nhật mọi module. Ưu: one entry updates others, users specify reports, workload đơn giản hơn. Nhược: cần nhiều bộ nhớ hơn, ít tính năng hơn phần mềm chuyên dụng.
• Database: kho dữ liệu chung qua DBMS, có phân quyền. Ưu: không trùng lặp, dễ cập nhật. Nhược: dễ trục trặc nếu phức tạp, vấn đề truy cập.
• Spreadsheet: tờ giấy điện tử hàng và cột; cell chứa chữ, số, công thức; dùng dựng mô hình tài chính. Rủi ro sai công thức, kiểm soát yếu.