Tóm tắt Chương 1: Managing information — PM

Information system là tổ hợp phần cứng, phần mềm và đường truyền để thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin.
Hai nhóm việc: hỗ trợ hoạt động (xử lý và ghi nhận giao dịch) và hỗ trợ nhà quản lý (planning, control, decision-making, performance measurement).
Control là theo dõi để giữ hoạt động đi đúng hướng; planning và decision-making gần như không tách rời.

Lợi ích: hiểu khách hàng, có thông tin nhanh và đúng để phản ứng kịp, giữ được vị thế cạnh tranh.
Chi phí: ban đầu (phần cứng, phần mềm), triển khai (phát triển, cài đặt, chủ yếu là nhân công), vận hành (lương, mặt bằng).
Chi IT tràn lan làm mất hai lợi ích lớn: chia sẻ thông tin và tránh trùng lặp. Mọi khoản chi IT nên được duyệt theo chiến lược thông tin chung.
Câu "issues in upgrading the information system" chấm bốn nhóm: lợi ích gắn với doanh nghiệp, chi phí (hệ thống, changeover, bảo trì, đào tạo, an ninh, tuyển chuyên viên), thay đổi văn hóa và cách làm việc (giờ linh hoạt, telecommuting, hot-desking, tinh thần), tác động tới ra quyết định (planning nhanh hơn, quyết định tác nghiệp xuống cấp thấp, tổ chức phẳng hơn, quá tải thông tin).

Network: dùng chung tài nguyên, giảm dung lượng lưu trữ, giảm chi phí bản quyền phần mềm.
Local network (LAN) trong một tổ chức, ví dụ intranet; global network, ví dụ internet. File server là một máy trong mạng, ethernet là cáp, không phải kiểu mạng.
Intranet: mạng riêng trong công ty. Extranet: phần intranet mở cho người ngoài được cấp tên đăng nhập và mật khẩu. Internet: mạng công cộng toàn cầu.
Wireless technology: làm việc từ xa, năng suất cao hơn, thêm người dùng rẻ hơn kéo cáp.
Cloud computing: giảm chi phí IT, lưu trữ và sao lưu an toàn, truy cập từ bất cứ đâu; thường tính phí pay as you go.

Tạo lập báo cáo định kỳ: cost-benefit analysis, prototype, mẫu biểu và định nghĩa thống nhất, ghi người lập, ghi giới hạn hành động, xem lại định kỳ.
Báo cáo đột xuất: cost-benefit analysis, kiểm tra thông tin đã có chưa, giao việc rõ, ghi người lập, dùng số liệu mới nhất.
Phân phối: procedures manual (báo cáo nào, khi nào, mẫu nào, ai nhận, hủy thế nào, thông tin nào tuyệt mật), tủ khóa và mật khẩu cho hồ sơ lương, điều khoản bảo mật, dấu "private and confidential", chính sách email.
Bảo mật: password, logical access system, database control, firewall, encryption, anti-virus và anti-spyware, personnel policy.
Firewall chặn truy cập trái phép vào hệ thống; encryption làm dữ liệu bị chặn bắt không đọc được.
Thêm: hierarchical passwords, dial-back facility, kiểm soát vật lý (thẻ ra vào, két sắt, máy cắt giấy).
Detective control (rà system log, audit trail, monitoring emails) bắt được việc dùng sai tài khoản hợp lệ, điều mà preventive control bỏ lọt.
Kiểm soát yếu: universal password (không truy được ai làm), chép dữ liệu ra memory stick. Range check là kiểm soát nhập liệu, không phải kiểm soát bảo mật.

Kế hoạch dựa trên thông tin bên ngoài (môi trường) và thông tin nội bộ (kết quả hiện tại).
Control đạt được qua feedback: thông tin nội bộ về kết quả thực tế, ví dụ variance report.
Benchmarking so với chuẩn bên ngoài (đối thủ, doanh nghiệp tốt nhất ngành) hoặc bên trong (chi nhánh khác), nên dùng cả thông tin nội bộ lẫn bên ngoài.

Công cụ: waterfall chart (bridge) cho phân tích chênh lệch, dashboard, line chart, mapping chart, bar và pie chart, table.
Bốn đặc điểm cần có: interrogation, decision-making, prompt (timely), infrastructure.
Rủi ro: đơn giản hóa quá mức, gây hiểu sai do chỉnh trục hoặc bỏ bớt dữ liệu.