Hệ thống kế toán máy
- Inputs (source documents, standing data) → Processes (ledger, journal, tính toán) → Outputs (báo cáo, trial balance, báo cáo tài chính).
- Standing data là dữ liệu nền ít thay đổi; quyền sửa phải kiểm soát chặt.
- Real-time processing cập nhật ngay lúc giao dịch xảy ra; batch processing gom lô xử lý cuối ngày hoặc cuối tuần.
- Cloud accounting: truy cập mọi nơi, không cần máy chủ riêng, làm việc chung với kiểm toán, tư vấn; đổi lại phụ thuộc internet, nhà cung cấp và rủi ro bảo mật.
- AI: tự nhập liệu, phân loại chi phí, khớp ngân hàng, phát hiện bất thường. Giới hạn: chi phí đầu tư, giao dịch không chuẩn, phụ thuộc dữ liệu, bảo mật. Kết quả vẫn phải được người kiểm tra.
Source documents
- Bán chịu: sales order → delivery note → sales invoice → thu tiền. Chỉ sales invoice là source document.
- Mua chịu: purchase order → goods received note → purchase invoice → trả tiền. Chỉ purchase invoice là source document.
- Credit note là hóa đơn âm, do người bán phát hành khi hàng bị trả lại hoặc khách bị tính thừa; là source document.
- Debit note do người mua gửi để đề nghị credit note; không phải source document.
- Hóa đơn thể hiện số lượng, đơn giá, trade discount, settlement discount, VAT, hạn thanh toán.
Giao dịch ngân hàng
- Transaction report là source document cho mọi giao dịch qua cash at bank.
- Phần mềm khớp khoản thu, chi với hóa đơn có sẵn; khoản không khớp lên exception report và tạm vào suspense account.
- Tiền vào không khớp chỉ có thể là khoản thu; tiền ra là khoản thanh toán.
Payroll
- Gross pay = PAYE + Employee's NI + Employee's pension + Net pay.
- Total payroll cost = Gross pay + Employer's NI + Employer's pension: đây là chi phí lương trên statement of profit or loss.
- Nộp HMRC = PAYE + Employee's NI + Employer's NI. Nộp pension plan = phần đóng của nhân viên + phần đóng của employer.