Ledger và nominal ledger
- Ba ledger chính: nominal ledger (tài khoản theo loại income, expense, asset, liability, capital), receivables ledger (từng khách mua chịu), payables ledger (từng nhà cung cấp bán chịu).
- Tài khoản income và expense tạo thành statement of profit or loss; asset, liability và capital tạo thành statement of financial position.
- T account: tên ở trên, bên trái là debit, bên phải là credit; cột diễn giải ghi tên tài khoản đối ứng.
Ghi sổ kép
- Mỗi giao dịch có hai mặt (dual effect); tổng debit luôn bằng tổng credit.
- Debit làm tăng asset, expense, drawings và làm giảm liability, capital, income. Credit làm ngược lại.
- Thu tiền: debit Cash at bank. Chi tiền: credit Cash at bank.
- Bán chịu: debit Trade receivables, credit Sales. Mua chịu: debit Purchases (hoặc asset), credit Trade payables.
- Thanh toán khoản chịu chỉ xóa receivable hoặc payable; không ghi doanh thu hay chi phí lần nữa.
Journal và sổ chi tiết
- Journal: tài khoản ghi debit, tài khoản ghi credit, số tiền, diễn giải. Dùng chủ yếu cho giao dịch bất thường, một lần, sửa sai.
- Receivables ledger và payables ledger là sổ ghi nhớ, không thuộc hệ thống ghi sổ kép. Trade receivables, Trade payables trong nominal ledger là tài khoản tổng (control account).
Chiết khấu
- Trade discount trừ thẳng vào giá; purchases và sales ghi theo số đã trừ, không có tài khoản riêng.
- Early settlement discount: lúc xuất hóa đơn, ghi theo số đã trừ nếu dự kiến khách lấy chiết khấu, ghi đủ nếu không. Khách làm khác dự kiến thì điều chỉnh revenue (hoặc purchases) theo thực tế.
- Trừ trade discount trước, rồi mới tính settlement discount.
VAT
- Output VAT: credit tài khoản VAT. Input VAT: debit tài khoản VAT. Revenue, purchases ghi số net; receivables, payables ghi số gross.
- Số dư credit tài khoản VAT là phải nộp HMRC (other payables); số dư debit là được hoàn (other receivables).
- VAT không lấy lại được (chưa đăng ký, hoạt động miễn thuế, ô tô dùng trong kinh doanh, tiếp khách) cộng vào chi phí hoặc nguyên giá tài sản.
- VAT trong số gross 20% = gross × 1/6. Khi khách trả tiền, không có bút toán vào tài khoản VAT.