Initial trial balance
- Danh sách số dư mọi tài khoản trong nominal ledger tại một thời điểm, hai cột Debit và Credit; không thuộc hệ thống ghi sổ kép mà được trích ra từ đó.
- Số dư debit: asset, expense, drawings. Số dư credit: liability, capital, income (bank overdraft, rental income là số dư credit).
- Phần mềm luôn cho trial balance cân, nhưng cân không có nghĩa là đúng: nhập sai số, lỗi phần mềm, công thức sai, lỗi kết nối vẫn có thể xảy ra. Soát tính hợp lý từng số dư.
Điều chỉnh
- Điều chỉnh (giao dịch sót, sửa sai, bút toán cuối kỳ) ghi bằng adjustment journals, cộng trừ thẳng vào initial trial balance để ra final trial balance.
- Trình bày theo cột: dòng dư debit thì cộng debit, trừ credit; dòng dư credit thì trừ debit, cộng credit. Ba cặp cột đều phải cân.
Khóa sổ
- Cộng hai bên, ghi số lớn hơn vào dòng tổng cả hai bên; chênh lệch là balance c/d ở bên nhỏ hơn, mang xuống thành balance b/d ở bên đối diện.
- Balance b/d bên debit là asset; bên credit là liability hoặc capital. Cash at bank dư credit là bank overdraft.
- Income, expense kết chuyển vào statement of profit or loss và về 0; asset, liability, capital mang sang kỳ sau.
Báo cáo tài chính
- Statement of profit or loss: sales − cost of sales (purchases) = gross profit; cộng other income, trừ expenses ra profit hoặc loss. Drawings không phải expense.
- Capital cuối kỳ = capital đầu kỳ + profit (hoặc − loss) − drawings.
- Statement of financial position: total assets = capital + liabilities; tách non-current và current.
- Quy trình: tính số dư → initial trial balance → adjustment journals → final trial balance → statement of profit or loss → statement of financial position → kết chuyển profit và drawings vào Capital.