Đối chiếu với supplier statement
- Trade payables trong nominal ledger là tổng nợ mọi nhà cung cấp; payables ledger chi tiết theo từng nhà cung cấp và không thuộc hệ thống ghi sổ kép (memorandum ledger).
- Với phần mềm kế toán, hai sổ tự khớp nhau; vẫn phải đối chiếu với chứng từ bên ngoài để phát hiện nhập thiếu hoặc nhập nhầm.
- Supplier statement lập theo góc nhìn nhà cung cấp: số bên mua còn nợ hiện là số dư debit.
- Đối chiếu: đánh dấu dòng khớp, giải thích dòng lệch, chỉ sửa sổ khi lỗi nằm ở phía mình; chênh lệch do nhà cung cấp chưa ghi (hàng trả lại, chiết khấu, tiền đang chuyển) thì đưa vào bảng đối chiếu.
Bank reconciliation
- Bank statement là hình ảnh ngược của cash at bank account: số dư debit trên bank statement nghĩa là thấu chi.
- Sửa cash at bank account bằng journal: lỗi của doanh nghiệp, standing order, direct debit, chuyển khoản chưa ghi, lãi và phí ngân hàng, dishonoured payment.
- Chỉ đưa vào bảng đối chiếu: uncleared payments, uncleared receipts, lỗi của ngân hàng.
- Số dư bank statement + uncleared receipts − uncleared payments ± lỗi ngân hàng = số dư cash at bank account đã sửa.
- Số lên báo cáo tình hình tài chính là số dư cash at bank account đã sửa, không phải số trên bank statement.
Sai sót và cách sửa
- Năm loại sai sót đều không làm lệch trial balance: transposition, omission, principle, commission, compensating.
- Principle: hạch toán trái nguyên tắc (chi phí thành tài sản, chi tiêu cá nhân thành chi phí doanh nghiệp). Commission: đúng loại tài khoản nhưng sai tài khoản.
- Journal sửa sai = bút toán lẽ ra phải ghi trừ đi bút toán đã ghi.
- Suspense account giữ tạm một vế chưa xác định; phải về 0 trước khi lập báo cáo tài chính và không bao giờ xuất hiện trên báo cáo.
- Journal chạm sales, purchases, inventory làm đổi gross profit; chạm chi phí hoạt động chỉ đổi net profit; journal giữa tài sản, nợ phải trả, vốn, drawings không đổi lợi nhuận.
- Initial trial balance + cột điều chỉnh (debit = credit) → final trial balance, cộng ngang từng dòng.