Performance management và mục đích của appraisal
- Performance management: đạt kết quả tốt hơn bằng cách quản lý thành tích trong khung đã thống nhất về mục tiêu, tiêu chuẩn, yêu cầu năng lực; vừa tạo hiểu biết chung về việc cần đạt, vừa quản lý và phát triển con người.
- Năm bước: identify requirements and competences, performance agreement, performance and development plan, manage performance continually, performance review (chính là appraisal).
- Performance management rộng, liên tục, cho cả tổ chức; performance appraisal hẹp hơn, định kỳ, nhìn vào từng cá nhân.
- Người lao động phải biết rõ mục tiêu (SMART) để dồn sức đúng hướng, tự theo dõi, có cảm giác thành công và tránh nản lòng.
- Mục đích chung của appraisal: nâng hiệu quả tổ chức bằng cách bảo đảm mỗi người làm hết khả năng và phát triển tiềm năng để cải thiện. Đây là key objective, không phải trả thưởng hay nhận xét năm qua.
- Ba thành phần: reward review (thưởng, tăng lương), performance review (kế hoạch đào tạo, phát triển), potential review (thăng tiến, kế nhiệm).
- Mục tiêu cấp tổ chức: danh mục thành tích và tiềm năng cho hoạch định nhân lực, kiểm tra quy trình tuyển dụng, cải thiện giao tiếp giữa các cấp.
Quy trình và kỹ thuật đánh giá
- Ba điều kiện của hệ thống chính thức: tiêu chuẩn đánh giá nhất quán, khách quan; ghi chép theo khung chuẩn mà không quá nhiều giấy tờ; appraiser và appraisee cùng ngồi lại.
- Dòng chảy: corporate plan (mục đích) và job analysis (yêu cầu công việc) → tiêu chí → báo cáo của quản lý → phỏng vấn → kết luận cùng thống nhất → follow-up, có vòng feedback.
- Overall assessment: nhận xét bằng lời. Guided assessment: nhận xét theo danh sách đặc điểm định sẵn có hướng dẫn. Grading (rating scales): chọn mức cho từng đặc điểm; có rating scores hoặc graphic scale. Behavioural incident methods: so với critical incidents thành công và thất bại điển hình. Results-orientated schemes: so với chỉ tiêu cùng thống nhất từ trước.
- Results-orientated: nhân viên tham gia nhiều hơn, quản lý thành coach, mục tiêu rõ giúp đổi hành vi; hiệu quả phụ thuộc chỉ tiêu và cam kết hai bên.
- Self-appraisal: tiết kiệm thời gian quản lý, tăng trách nhiệm và động lực, dung hòa mục tiêu, linh hoạt; nhưng khó khách quan, có thể chấm cao để được thưởng hoặc chấm thấp theo group norms. Nhiều hệ thống kết hợp với đánh giá của quản lý.
- Upward appraisal: cấp dưới chấm cấp trên; đáng tin khi nhiều người chấm, có sức tác động; vấn đề là sợ trả đũa, trả thù, thêm giấy tờ, sếp từ chối thay đổi.
- Customer appraisal: khách hàng bên trong hoặc bên ngoài góp ý; có nơi gắn với thu nhập.
- Kỹ thuật 360-degree appraisal (multi-source): quản lý trực tiếp, cấp dưới, đồng nghiệp, khách hàng và tự chấm; kết quả trái ngược có thể dẫn tới counselling.
Phỏng vấn và follow-up
- Năm bước phỏng vấn: prepare (riêng tư, hồ sơ, bản tự đánh giá), interview (chọn phong cách, để nhân viên nói, công bằng), agree (tóm tắt, cam kết, kế hoạch), report, follow up.
- Maier (1975): tell and sell (nói kết quả rồi thuyết phục; cần kỹ năng giao tiếp rất tốt), tell and listen (nói rồi mời phản hồi; tăng cam kết, quản lý nhận phản hồi về công việc), problem solving (quản lý là coach, bàn khó khăn công việc; intrinsic motivation; nhân viên thích nhất). Vai trò áp đảo giảm dần theo thứ tự đó.
- Follow-up: báo kết quả, thực hiện hành động đã thống nhất, theo dõi tiến độ, giúp đạt mục tiêu. Báo cáo được counter-signing manager xác nhận. Không follow-up thì appraisal chỉ là chuyện phiếm, nhân viên thấy bị lừa.
Lợi ích và rào cản
- Cần hệ thống chính thức vì quản lý chỉ có ấn tượng rời rạc, ít nghĩ tới phát triển, ngại giải thích, mỗi người một tiêu chí, hiếm khi phản hồi đủ.
- Lợi ích cho cá nhân: mục tiêu gắn với tổ chức, kết quả và mốc thời gian rõ, so với tiêu chuẩn, cơ sở trả lương theo thành tích. Cho tổ chức: tìm người thăng chức, thấy chỗ cần cải thiện, giao tiếp tốt hơn, hoạch định nhân lực.
- Lockett (1992): appraisal as confrontation, judgement, chat, bureaucracy, unfinished business, annual event.
- Appraisal và lương: quỹ lương phụ thuộc cả công ty; cải thiện liên tục là một phần công việc; performance management nhìn về tương lai.