Personal effectiveness và time management
- Personal effectiveness: làm ra nhiều và chất lượng; giao tiếp tốt với đồng nghiệp; dùng tài năng, kỹ năng, sức lực để đạt mục tiêu của bản thân và doanh nghiệp. Năm thành phần: managing yourself, prioritising and planning, quality assurance, developing good working relations, adopting an appropriate style.
- Time management: quá trình phân bổ thời gian cho các công việc sao cho hiệu quả nhất. Thời gian là nguồn lực khan hiếm nhất; mỗi nhân viên phải tạo ra giá trị lớn hơn chi phí của mình mỗi giờ.
- Sáu nguyên tắc: goals, action plans, priorities, focus, urgency, organisation.
- SMART: Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Time-bound.
- Ưu tiên cao: có hạn chót, việc khác phụ thuộc, người khác đang chờ, hậu quả lớn. Được thưởng hay lên chức không làm việc thành ưu tiên cao của tổ chức.
- ABCD: Act, Bin, Create a plan, Delegate. Thêm: làm theo lô (batches), tận dụng nhịp làm việc tự nhiên.
- Rào cản: stress do quá tải, không lập kế hoạch, không rõ ưu tiên, bị phân tán (mạng xã hội, điện thoại); thêm bị ngắt quãng, trì hoãn, không giao việc.
- Công nghệ: mobile computing (thiết bị di động + cloud), communication platforms (bulletin board, video conferencing, file sharing, online meetings), online training, office automation (phần mềm kế toán trên cloud).
Ineffectiveness
- Biểu hiện: failing to communicate, failing to meet deadlines, failing to comply with job specifications, failing to deliver the exact product needed.
- Tác động: vấn đề không được phát hiện để ngăn trước; vấn đề không được xử lý khi vừa xảy ra; trễ hạn; khách hàng bực bội và bỏ đi.
Personal development
- Competence framework: danh sách kiến thức, kỹ năng, năng lực kỳ vọng cho một vị trí. Dùng cho tuyển dụng, đánh giá thành tích, tìm skills gaps và lập kế hoạch đào tạo.
- CPD: học và phát triển liên tục sau khi có chứng chỉ để giữ và nâng năng lực. Self-development (Pedler và cộng sự): cá nhân chịu trách nhiệm chính về việc học của mình.
- Năm mục tiêu phát triển cá nhân: làm tốt việc hiện tại; nâng kỹ năng, năng lực; lên lộ trình kinh nghiệm và thăng tiến; kỹ năng mang theo được (transferable); phát triển bản thân.
- Coaching: người giàu kinh nghiệm (thường là cấp trên trực tiếp) hướng dẫn cách làm việc trong vai trò hiện tại, mục tiêu cụ thể. Năm bước: establish learning targets, plan systematic programme, identify opportunities to broaden experience, take account of strengths and limitations, exchange feedback.
- Mentoring: quan hệ dài hạn, mentor thường không phải cấp trên trực tiếp, bao quát rộng. Career functions và psychosocial functions.
- Counselling: giúp người kia tự nhận ra và tự xử lý vấn đề; non-directive (khác advising là directive). Ba giai đoạn: recognition and understanding, empowering/finding solutions, resourcing the solutions; theo Egan: reviewing the current scenario, developing a preferred scenario, determining how to get there. Lợi ích: tạo động lực, giảm xung đột, giúp quản lý hiểu vấn đề. Phải nói rõ khi nào thông tin được giữ kín.
- PDP: kế hoạch hành động phát triển cho một cá nhân, gồm cả đào tạo chính thức. Sáu bước: select area, set SMART objective, determine how, formulate detailed action, secure agreement, implement and monitor/review. Lợi ích cho tổ chức: motivation, basis for planning, retention, career structure, providing opportunities.
Conflict
- Nguồn: quyền lực và nguồn lực có hạn, mục tiêu không tương thích, tính cách không hợp, cách làm không tương thích.
- Constructive conflict: thách thức giả định, chống lạc quan quá mức, nhiều giải pháp, sáng tạo. Thành destructive khi giao tiếp kém, phối hợp kém, status barriers, áp lực công việc.
- Cá nhân tự xử lý: communicate, negotiate, separate.
- Nhà quản lý: denial/withdrawal, suppression, dominance, compromise, integration/collaboration, encourage co-operative behaviour.
- Win-win model: win-lose (khá phổ biến), lose-lose (rất phổ biến, gồm cả compromise), win-win (ít gặp, tốt nhất). Hỏi: cần cái này để làm gì; không có thì sợ chuyện gì.
- Vượt quá quyền hạn hoặc khả năng thì dùng grievance procedure: cấp trên trực tiếp (hoặc cấp cao hơn nếu chính cấp trên bị khiếu nại), lên cấp quản lý tiếp theo, báo phòng nhân sự.
Communication
- Giao tiếp hai chiều, cần cho planning, co-ordination, control. Quy trình: sender, encoding, medium, decoding, receiver, feedback; noise ở mọi bước.
- Phương thức: face to face/meetings, team briefing, conference, interview, telephone, noticeboard, letter, email, report.
- Hướng: vertical (upward, downward), horizontal; thêm diagonal.
- Leavitt: Y (chỗ rẽ đôi điều phối, nhanh); wheel (người trung tâm, nhanh nhất, hài lòng thấp nhất); circle (không lãnh đạo, chậm nhất, hài lòng cao nhất); chain (hai đầu không liên lạc được). Thêm all-channel.
- Grapevine: nhanh, có chọn lọc, ở nơi làm việc, mạnh nhất khi kênh chính thức cũng mạnh. Nhà quản lý dựa vào vì cập nhật, gắn với tổ chức không chính thức, phản ánh chính trị nội bộ, vượt qua ban lãnh đạo kín tiếng.
Information
- Data: số, chữ, ký hiệu thô. Information: dữ liệu đã xử lý, có ích cho người ra quyết định.
- Strategic: kế hoạch dài hạn, nhiều nguồn bên ngoài. Tactical: theo dõi và kiểm soát, what-if. Operational: hoạt động hằng ngày, giao dịch. Tài chính: thu chi và đối chiếu ngân hàng (operational), dự báo dòng tiền và vốn lưu động (tactical), nguồn vốn dài hạn (strategic).
- Giao tiếp hiệu quả: directed to appropriate people, relevant, accurate and complete, timely, flexible, effective in conveying meaning, cost effective. Thiếu đặc điểm nào thì có hậu quả tương ứng.
- ACCURATE: Accurate, Complete, Cost-beneficial, Understandable, Relevant, Authoritative, Timely, Easy to use.
Barriers to communication
- Lỗi chung: distortion or omission, misunderstanding (thiếu rõ, jargon), non-verbal signs mâu thuẫn, overload, chỉ nghe điều muốn nghe, khác biệt về xuất thân. Văn hóa: secrecy, can't handle bad news.
- Khắc phục: đường liên lạc tốt hơn (sổ tay, quyết định bằng văn bản, họp định kỳ, house journal, phỏng vấn đánh giá, công nghệ); dùng tổ chức không chính thức; confirmation, reporting by exception, đào tạo nhà quản lý, dạy jargon cần thiết, xây dựng lòng tin, MBWA (Peters and Waterman).