Tóm tắt Chương 7: Organisational culture and committees

Các phòng ban

• Các phòng ban chính khớp với value chain: R&D (technology development), purchasing (procurement), production (operations), service operations (service), marketing (marketing and sales), administration và finance (firm infrastructure). Không phòng ban nào tự tạo lợi thế cạnh tranh một mình.
• R&D: sản phẩm mới, cải tiến sản phẩm và quy trình. Pure research: chưa có ứng dụng thương mại cụ thể. Applied research: nhắm vào một ứng dụng đã xác định.
• Purchasing mix: price (giá trị qua thời gian), quality (theo nhu cầu phòng dùng hàng), quantity (cân thiếu hàng và chi phí giữ hàng), delivery (lead time). Mua tốt đạt value for money, mục tiêu chất lượng, tồn kho tối ưu.
• Production: inputs → operations → outputs, tạo giá trị tăng thêm. Longer-term decisions: máy móc và quy trình, thiết kế công việc, địa điểm và bố trí xưởng, đủ người đúng tay nghề. Short-term decisions: kế hoạch và kiểm soát sản xuất, giám sát lao động, chất lượng, tồn kho, bảo trì. Phối hợp với R&D, nhân sự, kinh doanh, tài chính.
• Yếu tố tài chính trong sản xuất: đầu tư máy móc, giá thành, công suất, chi phí giữ hàng và chi phí thiếu hàng, chi phí chất lượng, tự làm hay mua ngoài, dòng tiền.
• Dịch vụ: simultaneous, heterogeneous, intangible, perishable. Dịch vụ tốt tốn chi phí (người, đào tạo, hệ thống, bảo hành) nhưng đem lại khách quay lại, giới thiệu, giá cao hơn, ít khiếu nại và hoàn tiền.
• Administration tập trung: nhất quán, kiểm soát tốt, trụ sở nắm tình hình, lợi thế quy mô, nhân viên chuyên sâu; nhược: chi nhánh phải chờ, phụ thuộc trụ sở, sự cố ở trụ sở lan ra toàn tổ chức.

Marketing

• CIM: quá trình quản lý nhận diện, dự đoán và thỏa mãn nhu cầu khách hàng một cách có lợi nhuận. Marketing không chỉ là quảng cáo, bán hàng.
• Bốn vai trò: sales support (reactive), marketing communications (proactive, chiến thuật), operational marketing, strategic marketing.
• Định hướng: production, product (biến thể của production), sales, marketing orientation (tìm nhu cầu trước, có vòng phản hồi).
• Marketing mix (McCarthy, 1964): product, price, place, promotion. Product: core và augmented; class, form, brand; product life cycle. Place: outlets, trung gian, phân phối trực tiếp, logistics. Promotion: AIDA; advertising, sales promotion, direct selling, PR. Price: giá, chiết khấu, điều khoản tín dụng; penetration (thấp) và skimming (cao); giá tạo hình ảnh; vũ khí cạnh tranh.
• Dịch vụ thêm people, process, physical evidence (7Ps). Marketing mix phải cân đối.
• Segmentation: mass (undifferentiated), targeted, differentiated marketing.
• Marketing plan nằm dưới corporate plan nhưng là nguồn thông tin chính; có phần chiến lược và phần tác nghiệp; marketing audit là công cụ kiểm soát chiến lược.
• Vấn đề tài chính của marketing: ngân sách marketing và lợi ích, định giá, chiết khấu và tín dụng, dự báo bán hàng, sản phẩm mới, chi phí kênh, lợi nhuận theo sản phẩm và khách hàng.

Finance và kế toán

• Bốn vai trò của finance function: raising money; recording and controlling (payroll, credit control); providing information to managers; reporting to stakeholders.
• Financial management: investment, financing, dividend, operating decisions. Management of finance: xử lý tiền, hóa đơn, chứng từ, ghi sổ.
• Financial accounting: recording, codifying and processing, preparing financial statements; bắt buộc, cho người bên ngoài. Management accounting: planning (ngân sách, dự báo), decision-making (mô hình chi phí, dòng tiền), control (so với ngân sách, đóng góp vào lợi nhuận, standard costing).
• Nguồn vốn: capital markets (cổ phiếu mới, rights issue, loan capital), money markets, retained earnings, bank borrowings, government sources, venture capital, thị trường quốc tế.
• Treasury management: ngân sách tiền, thấu chi và vay, trả nợ đến hạn, so dòng tiền thực tế với ngân sách, việc của thủ quỹ, quản lý ngoại tệ. Thêm: tính và giảm thuế hợp pháp (tax avoidance; khác tax evasion là phạm pháp), quản lý rủi ro.
• Working capital: cash, receivables, payables, inventory. Credit control kém gây nợ khó đòi và phụ thuộc thấu chi.
• Phối hợp: payables ledger cần purchasing và thủ quỹ; receivables ledger cần bán hàng, thủ quỹ, thu nợ; financial accounting cần số liệu tồn kho từ management accounting.

Văn hóa tổ chức

• Văn hóa: "the way we do things around here". Schein: tập hợp giả định chung, ngầm hiểu, coi là đương nhiên, quyết định nhóm nhìn nhận, suy nghĩ và phản ứng với môi trường.
• CRABS: customs, rituals, artefacts, beliefs and values, symbols.
• Yếu tố hình thành văn hóa: người sáng lập và lịch sử, phong cách lãnh đạo, quy mô và tuổi, cơ cấu và hệ thống, ngành và công nghệ, đặc điểm nhân viên, hình thức sở hữu, văn hóa quốc gia.
• Schein ba tầng: observable elements (behaviour, artefacts, attitudes); values and beliefs (professed culture, khẩu hiệu, mission statement); assumptions (unspoken rules). Hình tảng băng: tầng 2, 3 chìm nhưng quyết định.

Handy và Hofstede

• Handy: Zeus (power culture, một người ở trung tâm, mạng nhện), Apollo (role culture, bureaucracy, ngôi đền), Athena (task culture, dự án, chuyên môn, tấm lưới), Dionysus (person culture, phục vụ cá nhân, cụm sao). Một tổ chức có thể có nhiều văn hóa.
• Hofstede (nghiên cứu nhân viên IBM): power distance, uncertainty avoidance, individualism (vs collectivism), masculinity (vs femininity). Long-term orientation là chiều bổ sung sau.

Committees

• Mục đích: creating new ideas, communication, democratic, combining abilities, co-ordination, representation, recommendations.
• Loại: executive, standing (lâu dài), ad hoc (một việc rồi giải tán), sub-committee, joint, management committee.
• Chair: phán quyết ngay (cần hiểu biết, quyết đoán, giao tiếp khéo), vô tư và được thấy là vô tư, linh hoạt thủ tục, đúng giờ và dự họp đều, có phẩm chất lãnh đạo.
• Secretary: trước họp (ngày giờ, địa điểm, tài liệu), trong họp (hỗ trợ Chair, ghi chép), sau họp (biên bản, thực hiện và thông báo quyết định).
• Ưu điểm: gộp quyền hạn (plural executive), ủy quyền xuống sub-committee, chia trách nhiệm, kéo dài thời gian. Nhược: quá đông, tốn thời gian và tiền, chậm với việc thường ngày, bỏ bê việc chính, quyết sai hoặc không quyết được, thỏa hiệp, không ai chịu trách nhiệm.
• Dùng tốt: terms of reference bằng văn bản, Chair giỏi, không quá đông, thành viên đủ kỹ năng và vị thế, biên bản và đầu việc, quorum (thường hơn 50%), lợi ích xứng chi phí, đủ thời gian.