Receivables, payables và bán chịu
- Receivables là tiền khách còn nợ (current asset); payables là tiền doanh nghiệp còn nợ (current liability). Chữ "trade" chỉ khoản phát sinh từ mua bán chính; prepayments, accrued income, cho nhân viên vay là receivables khác; accruals, sales tax payable là payables khác.
- Receivables ledger và payables ledger theo dõi từng khách, từng nhà cung cấp. Contra entry: Dr Payables / Cr Receivables khi bù trừ công nợ với đơn vị vừa mua vừa bán.
- Lợi ích của bán chịu: bán được nhiều hơn, giữ khách, khách không phải trả tiền trước. Chi phí: lãi overdraft trong thời gian chờ tiền, chi phí đòi nợ, chi phí kiện tụng, rủi ro irrecoverable debts (kể cả do kiểm soát ngoại hối ở nước của khách).
- Credit limit là mức nợ tối đa của một khách; đơn hàng làm số dư vượt hạn mức bị giữ lại cho tới khi khách trả bớt.
- Aged receivables analysis liệt kê số dư từng khách theo tuổi nợ (0–30, 31–60, 61–90, trên 90 ngày) để biết đòi ai trước, ngừng giao hàng cho ai, khoản nào có thể phải xóa hoặc lập allowance.
Irrecoverable debts và nợ thu hồi
- Irrecoverable (bad) debt là khoản nợ chắc chắn không đòi được, vd khách phá sản. Nó không còn là asset theo Conceptual Framework.
- Xóa nợ: Dr Irrecoverable debts expense / Cr Receivables. Không đụng tới Sales; xóa luôn trên tài khoản của khách trong receivables ledger.
- Nợ đã xóa nay thu hồi: Dr Bank / Cr Irrecoverable debts expense. Receivables không đổi.
Allowance for receivables
- Doubtful debt là khoản chưa chắc mất nhưng có nghi ngờ; lập allowance theo prudence, không xóa khỏi Receivables.
- Allowance là tài khoản riêng, số dư Có, trừ vào receivables trên SOFP. Tên khác: allowance for irrecoverable debts, provision for doubtful debts.
- Allowance tính trên receivables sau khi đã xóa nợ. Specific allowance cho khoản cụ thể; general allowance là % trên phần còn lại (trừ khoản đã lập riêng).
- Lập lần đầu và tăng: Dr Irrecoverable debts expense / Cr Allowance for receivables (phần tăng). Giảm: Dr Allowance for receivables / Cr Irrecoverable debts expense (phần giảm).
- Chỉ ghi phần chênh lệch giữa allowance cuối năm và allowance đầu năm. Allowance chỉ điều chỉnh lúc cuối năm.
Trình bày trên SPL và SOFP
Irrecoverable debts expense = Debts written off − Debts recovered ± Change in allowance
Trade receivables (SOFP) = Receivables − Debts written off − Closing allowance
- Bốn bước: xóa nợ; trừ khoản thu hồi khỏi chi phí; tính allowance cuối năm trên receivables sau xóa nợ; ghi phần tăng hoặc giảm vào chi phí.
- Số dư allowance cuối năm lên SOFP; phần tăng, giảm vào SPL. Irrecoverable debts expense có thể có số dư Có nếu allowance giảm nhiều hơn nợ xóa.