Mục đích và cách đọc sao kê
- Bank reconciliation giải thích chênh lệch giữa số dư bank general ledger account (sổ doanh nghiệp, đề cũ gọi cash book) và số dư trên bank statement tại một ngày.
- Mục đích: kiểm tra sổ bằng nguồn độc lập, phát hiện khoản bỏ sót, sai sót và gian lận, có số đúng để lập financial statements. Bảng đối chiếu không thuộc double entry.
- Sao kê ghi theo góc nhìn ngân hàng: số dư Có trên sao kê là doanh nghiệp còn tiền (trong sổ là số dư Nợ); số dư Nợ trên sao kê là thấu chi (trong sổ là số dư Có).
Nguyên nhân chênh lệch
- Timing differences: unpresented cheques (sổ đã trừ, sao kê chưa trừ), outstanding lodgements (sổ đã cộng, sao kê chưa cộng), khoản chuyển khoản điện tử chưa được xử lý.
- Ngân hàng đã ghi, sổ chưa ghi: bank charges, interest, standing orders, direct debits, dishonoured cheques, credit transfers.
- Sai sót: của doanh nghiệp (transposition error, casting error, bỏ sót) hoặc của ngân hàng.
- Quy tắc: chỉ có trên sao kê hoặc sổ ghi sai thì sửa sổ; chỉ có trong sổ hoặc ngân hàng ghi sai thì đưa vào bảng đối chiếu.
Bước 1: sửa bank general ledger account
- Bank charges: Dr Bank charges / Cr Bank. Lãi tiền gửi: Dr Bank / Cr Interest income. Lãi thấu chi: Dr Interest expense / Cr Bank.
- Standing order, direct debit: Dr tài khoản chi phí (hoặc Payables) / Cr Bank.
- Dishonoured cheque: Dr Receivables / Cr Bank. Credit transfer từ khách: Dr Bank / Cr Receivables.
- Lỗi ghi sai số: ghi phần chênh lệch theo chiều làm sổ đúng lại. Lỗi cộng sai trong tài khoản Bank: sửa bằng dòng casting error, không có tài khoản đối ứng.
Bước 2: bank reconciliation statement
Corrected bank ledger balance = Balance per bank statement + Outstanding lodgements − Unpresented cheques ± Bank errors
- Ngân hàng trừ nhầm thì cộng lại; ngân hàng ghi có nhầm thì trừ ra; không ghi bút toán, báo ngân hàng sửa.
- Overdraft ghi là số âm, trong ngoặc, từ đầu tới cuối bảng.
- Suy ngược số dư sao kê: sổ đã sửa + unpresented cheques − outstanding lodgements. Suy ngược số dư sổ ban đầu: đảo dấu các khoản sửa sổ.
Số dư trên SOFP
- Số đưa lên SOFP là số dư bank general ledger account đã sửa, không phải số trên sao kê.
- Dương: cash at bank trong current assets. Âm: bank overdraft trong current liabilities.
- Các khoản sửa sổ làm đổi chi phí, thu nhập trên SPL và receivables; timing differences và lỗi của ngân hàng thì không.