Hai nhóm lỗi
- Trial balance chỉ kiểm tổng Nợ có bằng tổng Có. Lệch thì chắc chắn có lỗi; cân thì chưa chắc sổ đúng.
- Lỗi giữ trial balance cân: error of omission (bỏ sót cả giao dịch), commission (nhầm tài khoản cùng loại), principle (nhầm tài khoản khác loại, vd chi phí ghi vào tài sản), original entry (số sai từ đầu ở cả hai chân), complete reversal (đảo Nợ với Có), compensating error (hai lỗi triệt tiêu nhau).
- Lỗi làm trial balance lệch: transposition ở một chân, bút toán một chân, hai chân cùng bên, hai chân lệch số tiền, casting error (cộng sai tài khoản), chép sai hoặc bỏ sót số dư khi lập trial balance.
- Chênh lệch do đảo hai chữ số chia hết cho 9; đây là gợi ý để dò, không phải bằng chứng.
- Cộng sai sales day book hay purchase day book làm sai cả hai chân nên trial balance vẫn cân.
Journal sửa lỗi
- Ba bước: bút toán đã ghi, bút toán lẽ ra phải ghi, bút toán sửa (đúng trừ đã ghi). Bút toán sai giữ nguyên, sửa bằng một journal mới có narrative.
- Journal luôn có Nợ = Có nên không làm đổi chênh lệch trial balance; muốn xóa chênh lệch thì một chân phải vào Suspense.
- Lỗi đảo chiều và lỗi hai chân cùng bên sửa bằng gấp đôi số tiền giao dịch. Lỗi original entry chỉ sửa phần chênh lệch.
- Bỏ sót cả giao dịch: ghi bổ sung bút toán đúng. Nhầm tài khoản: Dr tài khoản đang thiếu / Cr tài khoản đang thừa.
Ảnh hưởng tới lợi nhuận và SOFP
- Chân Nợ vào tài khoản SPL (chi phí tăng, thu nhập giảm): lợi nhuận giảm. Chân Có vào tài khoản SPL: lợi nhuận tăng.
- Chân vào tài khoản SOFP (asset, liability, capital, drawings) hoặc Suspense không đổi lợi nhuận. Chân Nợ và chân Có đều thuộc SPL (vd commission giữa hai chi phí) thì hai chân bù nhau, lợi nhuận không đổi.
- Statement of adjustments to profit: draft profit, cột Decreases, cột Increases, revised profit.
- Hàng bán bị trả lại ghi thành doanh thu (hoặc ngược lại) làm lợi nhuận sai gấp đôi số tiền. Tài sản ghi vào chi phí: chuyển sang tài sản rồi trích khấu hao nếu đề yêu cầu.
Revised profit = Draft profit − Decreases + Increases
Suspense account
- Tài khoản tạm dùng khi trial balance lệch hoặc khi một khoản chưa biết ghi vào đâu. Phải về 0 trước khi lập financial statements, không bao giờ lên báo cáo.
- Suspense nhận chênh lệch ở bên có tổng nhỏ hơn: tổng Nợ nhỏ hơn thì suspense dư Nợ.
- Chỉ lỗi phá vỡ double entry mới có chân Suspense. Journal sửa: một chân vào tài khoản sai, chân kia vào Suspense ở bên đối diện.
- Tìm số dư suspense ban đầu: ghi các chân Suspense của mọi journal sửa vào T-account, số còn thiếu để hai bên cân là số dư ban đầu.