Tình huống và cách tiếp cận
- Incomplete records: không có sổ kép, sổ bị mất hoặc hư, hoặc có một con số không biết trực tiếp (hàng bị cháy, tiền bị trộm, drawings không ghi).
- Cách làm: đặt mọi dữ kiện vào đúng tài khoản, tìm số còn thiếu là balancing figure. Mỗi T-account chỉ được thiếu một số; thiếu hai thì giải tài khoản khác trước.
- Capital đầu kỳ chưa biết thì bằng net assets đầu kỳ: tổng tài sản trừ tổng nợ phải trả (nhớ cả accruals, prepayments).
Phương trình kế toán
Closing net assets = Opening net assets + Capital introduced + Profit − Drawings
- Profit = Closing net assets + Drawings − Capital introduced − Opening net assets; kết quả âm là lỗ.
- Capital introduced gồm cả tài sản chủ đưa vào; tiền chủ giữ lại cho mình không phải vốn góp. Drawings gồm cả hàng chủ lấy về dùng.
Trade receivables và trade payables
- Credit sales = Cash received from credit customers + Closing receivables − Opening receivables (cộng thêm irrecoverable debts, sales returns, contra nếu có).
- Purchases = Cash paid to suppliers + Closing payables − Opening payables (cộng thêm discounts received, purchase returns, contra nếu có).
- Contra: Dr Trade payables / Cr Trade receivables. Cash sales, cash purchases không đi qua hai tài khoản này.
Mark-up và margin
- Mark-up = Gross profitCost of sales × 100%: cost of sales là 100%.
- Margin = Gross profitSales × 100%: sales là 100%.
- Margin = Mark-up100 + Mark-up; Mark-up = Margin100 − Margin. Mark-up 25% tương đương margin 20%; margin 25% tương đương mark-up 33⅓%.
- Cost of sales = Opening inventory + Purchases − Closing inventory; số còn thiếu trong dòng này là balancing figure.
Inventory lost = Opening inventory + Purchases − Cost of sales − Inventory remaining
Drawings
- Hàng chủ lấy về dùng: Dr Drawings / Cr Purchases, theo giá vốn, không trừ vào closing inventory.
- Thu nhập riêng của chủ nộp vào tài khoản doanh nghiệp: ghi Có Drawings. Chi tiêu riêng trả bằng tài khoản doanh nghiệp: drawings.
- "Approximately $X per week": nhân 52 tuần. "Between $X and $Y": tìm bằng balancing figure, kết quả phải nằm trong khoảng.
Cash và bank summary, accruals và prepayments
- Cash in hand và Bank là hai T-account; bankings là contra: Dr Bank / Cr Cash in hand. Float là số dư đầu và cuối của Cash in hand.
Cash sales = Bankings + Cash payments from the till + Cash stolen + Closing cash − Opening cash
- Tiền bị trộm: Cr Cash in hand; Dr chi phí nếu không có bảo hiểm, Dr Insurance claim nếu có.
- Vừa bán chịu vừa bán lẻ, tiền nộp gộp chung: ghi toàn bộ bankings vào Trade receivables; phần cash sales không nộp tìm bằng Cash in hand.
- Chi phí có accrual, prepayment: prepayment b/d bên Nợ, accrual b/d bên Có; chi phí trên SPL là balancing figure.