Hệ thống kế toán và các loại giao dịch
- Accounting system là tập hợp quy trình ghi lại giao dịch rồi xử lý thành thông tin dùng được: báo cáo tài chính, tờ khai thuế, ngân sách, báo cáo nội bộ.
- Nguồn dữ liệu chính là source documents: sales invoice, supplier invoice, credit note, receipt, remittance advice, sao kê ngân hàng, petty cash voucher, bảng lương.
- Luồng dữ liệu: source documents → books of prime entry → general ledger → trial balance → financial statements.
- Bốn nhóm giao dịch chính: sales, purchases, receipts, payments; kèm sales returns và purchase returns.
- Cash transaction trả tiền ngay (kể cả quẹt thẻ, chuyển khoản tại quầy); credit transaction giao hàng trước, trả tiền sau, sinh ra receivables hoặc payables.
Chứng từ kinh doanh
- Sáu bước của thương vụ: hỏi giá (quotation) → đặt hàng (purchase order / sales order) → giao nhận (goods despatched note / goods received note) → đòi tiền (sales invoice / supplier invoice) → trả lại hàng (debit note / credit note) → thanh toán (remittance advice / receipt).
- Bên bán lập: quotation, sales order, goods despatched note, sales invoice, credit note, supplier statement, receipt. Bên mua lập: purchase order, goods received note, debit note, remittance advice.
- Trước khi trả supplier invoice, khớp ba chứng từ: purchase order, GRN, invoice. GRN chưa có hóa đơn lúc cuối năm là căn cứ ghi accruals (GRNI).
- Credit note là hóa đơn "âm" do bên bán lập: hàng trả lại, hóa đơn lập sai, khách trả thừa. Debit note là đề nghị của bên mua, không được ghi sổ.
- Hàng trả lại tính theo giá trên hóa đơn sau trade discount. Settlement discount chỉ là điều khoản, khách trả sớm mới được hưởng.
- Supplier statement để bên mua đối chiếu số nợ; remittance advice đi kèm khoản tiền trả, kê hóa đơn được trả và credit note được trừ.
Books of prime entry
- Sales day book: hóa đơn bán chịu. Sales returns day book: credit note gửi khách. Purchase day book: hóa đơn mua chịu (cả chi phí như điện, sửa xe). Purchase returns day book: credit note nhận từ nhà cung cấp.
- Cash book: mọi khoản thu, chi qua ngân hàng, gồm cả bán và mua trả tiền ngay. Petty cash book: thu, chi quỹ lặt vặt. Journal: giao dịch không thường xuyên, điều chỉnh, sửa sai.
- Cột phân tích phải cộng lại bằng cột Total; chỉ số tổng của từng sổ được đưa vào general ledger. Từng hóa đơn được ghi vào tài khoản khách trong receivables ledger hoặc nhà cung cấp trong payables ledger.
Petty cash và imprest system
- Quỹ lặt vặt phải ghi chép để chống dùng sai, mất cắp, để chi phí lên đủ SPL và để biết số tiền cần bù. Mỗi khoản chi có petty cash voucher.
Imprest amount = Cash still held + Vouchers for payments
Top-up = Imprest amount − Cash still held
- Quỹ không có khoản thu thì số bù bằng tổng phiếu chi; có khoản thu thì số bù bằng phiếu chi trừ khoản thu. Định mức thay đổi thì số bù bằng định mức mới trừ tiền còn trong két.
Hệ thống trên máy, cloud và tài khoản sổ cái
- Phần mềm off-the-shelf (bán sẵn) hoặc bespoke (thiết kế riêng). Module chính là general ledger; các module khác: receivables ledger, payables ledger, non-current assets register, inventory system. Một module cập nhật thì module liên quan tự cập nhật.
- Ba đặc điểm chung: controls, standing data (tên, địa chỉ, thông tin sales tax, hạn mức tín dụng, thỏa thuận riêng), account codes. Mỗi giao dịch chỉ nhập một lần.
- Cloud accounting: dữ liệu và phần mềm nằm trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ; phần mềm xử lý giao dịch y như khi cài trên máy.
- Năm loại tài khoản sổ cái: asset, liability, capital lên SOFP; income, expense lên SPL.
- Hệ thống tốt cho thông tin hữu ích, kịp thời, chính xác để kịp hạn nộp thuế, lập báo cáo và tuân thủ chính sách như hạn mức tín dụng, duyệt purchase order, định mức quỹ.