Tóm tắt Chương 5: Ledger accounts and double entry — FA

Mỗi khoản mục trên SPL hoặc SOFP có một ledger account; tập hợp các tài khoản chính là general ledger (nominal ledger).
Tài khoản income và expense dùng để lập SPL; tài khoản asset, liability và capital dùng để lập SOFP.
Receivables và trade receivables, payables và trade payables được dùng thay cho nhau; nếu đề không nói gì thêm thì đó là phải thu khách, phải trả nhà cung cấp.
Mỗi giao dịch có dual effect: luôn ít nhất hai tài khoản thay đổi để phương trình kế toán còn cân.

Assets + Expenses + Drawings = Capital + Liabilities + Income

Bên trái T-account là debit (Dr), bên phải là credit (Cr); mỗi giao dịch ghi một chân Nợ và một chân Có cùng số tiền, nên Total debits = Total credits.
DEAD CLIC: Debit làm tăng Expenses, Assets, Drawings; Credit làm tăng Liabilities, Income, Capital. Ghi bên ngược lại thì giảm.
Narrative trong T-account là tên tài khoản đối ứng.
Trong sổ doanh nghiệp, tiền vào là Dr Bank, tiền ra là Cr Bank (ngược với sao kê ngân hàng). Bank có số dư Có là đang thấu chi.

Bán thu tiền ngay: Dr Bank / Cr Sales. Bán chịu: Dr Receivables / Cr Sales; khi khách trả: Dr Bank / Cr Receivables.
Mua hàng để bán, trả ngay: Dr Purchases / Cr Bank. Mua chịu: Dr Purchases / Cr Payables; khi trả: Dr Payables / Cr Bank.
Mua tài sản dài hạn: Dr tài khoản tài sản (Motor vehicles, Shop fittings…) / Cr Bank hoặc Payables; không ghi vào Purchases.
Hàng bán bị trả lại: Dr Sales returns / Cr Receivables (hoặc Cr Bank nếu hoàn tiền). Hàng mua trả lại: Dr Payables / Cr Purchase returns.
Chủ góp vốn: Dr Bank (hoặc tài sản) / Cr Capital. Vay ngân hàng: Dr Bank / Cr Bank loan; trả lãi: Dr Loan interest / Cr Bank; trả gốc: Dr Bank loan / Cr Bank.
Chủ rút tiền: Dr Drawings / Cr Bank; chủ lấy hàng về dùng: Dr Drawings / Cr Purchases (theo giá vốn). Drawings không phải chi phí.

Balance off: cộng hai bên, ghi tổng lớn hơn cho cả hai bên, điền balance c/d ở bên nhỏ hơn, ghi balance b/d ở bên đối diện dưới dòng tổng.
Balance b/d bên Nợ là debit balance (asset, expense, drawings); bên Có là credit balance (liability, income, capital).
Cuối năm, tài khoản income và expense đóng vào statement of profit or loss ledger account: Dr SPL / Cr từng chi phí; Dr từng khoản thu nhập / Cr SPL.
Lợi nhuận: Dr Statement of profit or loss / Cr Capital. Drawings: Dr Capital / Cr Drawings.
Tài khoản asset, liability, capital mang số dư sang năm sau; balance b/d là số dư đầu năm trong trial balance mới.

Journal entry ghi ngày, tài khoản Nợ (viết trước), tài khoản Có, số tiền và narrative; dùng cho giao dịch không thường xuyên, điều chỉnh cuối năm, sửa lỗi; thường phải được duyệt.
Luồng dữ liệu: source documents → books of prime entry (sales/purchase day book, returns day books, cash book, petty cash book, journal) → general ledger → trial balance → financial statements.
General ledger ghi số tổng của từng sổ; receivables ledger và payables ledger ghi chi tiết từng khách, từng nhà cung cấp và là sổ theo dõi, không thuộc double entry. Tổng receivables ledger phải bằng số dư Receivables trong general ledger.