Trial balance
- Trial balance liệt kê số dư mọi tài khoản trong general ledger thành hai cột Debit và Credit, tại một ngày ("as at").
- Total debit balances = Total credit balances, vì mỗi giao dịch ghi một chân Nợ và một chân Có cùng số tiền.
- Mục đích: kiểm tra số học của double entry (sổ ghi tay) và làm điểm xuất phát để lập SPL, SOFP.
- Chỉ tài khoản general ledger vào trial balance; tài khoản từng khách, từng nhà cung cấp trong receivables ledger và payables ledger thì không.
- Lập: balance off từng tài khoản, chép balance b/d (không chép balance c/d) vào đúng cột, cộng hai cột.
- Số còn thiếu (thường là capital) là chênh lệch giữa hai cột. Capital đó là vốn đầu năm cộng vốn góp thêm, chưa cộng lợi nhuận, chưa trừ drawings năm nay.
- Một số dư đặt sai cột làm hai cột lệch gấp đôi số dư đó.
Opening trial balance và hạn chế của trial balance
- Opening trial balance chỉ có tài sản, nợ phải trả và capital cuối năm cũ; thu nhập, chi phí, drawings đã về 0.
Closing capital = Opening capital + Capital introduced + Profit for the year − Drawings
- Trial balance vẫn cân dù có error of omission, error of commission, error of principle, compensating error, reversal of entries, error of original entry.
- Trial balance lệch khi có bút toán một chân, hai chân cùng bên, hai chân lệch số tiền (kể cả transposition error ở một chân), cộng sai hoặc chép sót số dư. Chênh lệch tạm đưa vào suspense account.
Từ trial balance lên báo cáo của sole trader
- Income và expense lên SPL (một kỳ, "for the year ended"); asset, liability, capital và drawings lên SOFP (một ngày, "as at").
- SPL: Revenue − Cost of sales = Gross profit; Gross profit − Expenses = Profit for the year. Ở giai đoạn này cost of sales là purchases.
- Drawings, tiền trả nợ gốc, tiền mua tài sản dài hạn không lên SPL; lãi vay là chi phí.
- SPL ledger account có thể chia hai tầng: Gross profit c/d, Gross profit b/d. Lợi nhuận: Dr Statement of profit or loss / Cr Capital.
- SOFP: Non-current assets, Current assets, Total assets; Capital (đầu kỳ + profit − drawings), Non-current liabilities, Current liabilities, Total capital and liabilities.
- Bank overdraft là current liability. Phân loại sai giữa current và non-current, hoặc giữa SPL và SOFP, làm người đọc báo cáo hiểu sai.
Drawings và phương trình kế toán
- Drawings là tiền hoặc tài sản chủ lấy ra dùng riêng, trừ vào capital, không phải chi phí.
- Chủ lấy hàng về dùng: Dr Drawings / Cr Purchases theo giá vốn, không theo giá bán.
- Assets = Capital + Liabilities; Assets = (Opening capital + Profit − Drawings) + Liabilities. Phần trong ngoặc là proprietor's interest.
- Net assets = Assets − Liabilities = Capital.
Profit = Increase in net assets + Drawings − Capital introduced
- Drawings tính cả hàng chủ lấy về dùng; capital introduced tính cả tài sản chủ đưa vào doanh nghiệp.