Tóm tắt Chương 10: Company formation — LW

Promoter

Promoter là người cam kết lập một công ty gắn với một dự án, đưa nó vào hoạt động và làm các bước cần thiết. Gồm người làm thủ tục thành lập và người lo việc kinh doanh chuẩn bị cho công ty. Luật sư, kế toán viên chỉ làm việc chuyên môn thì không phải promoter.
Promoter phải làm việc với sự cẩn trọng và kỹ năng hợp lý. Khi cổ phần sẽ phát hành cho người khác, promoter là agent của họ, có các fiduciary duty: giải trình lợi ích có được nhờ làm promoter; tránh xung đột lợi ích với công ty; cung cấp đầy đủ thông tin và giải trình mọi khoản tiền; công bố đúng cách lợi ích riêng cho thành viên hiện có và tương lai hoặc cho một ban giám đốc độc lập.
Legitimate profit: lãi trên tài sản promoter có từ trước khi làm promoter, được giữ nếu công bố đúng cách (với public company: qua prospectus hoặc listing particulars). Wrongful profit: lãi từ hợp đồng promoter tự tham gia trong lúc làm promoter; là vi phạm fiduciary duty.
Erlanger v New Sombrero Phosphate Co (1878): promoter mua quyền thuê mỏ £55,000 qua nominee, bán cho công ty £110,000, ban giám đốc do ông chỉ định duyệt, prospectus không công bố; hợp đồng bị rescind vì không công bố cho ban giám đốc độc lập.
Biện pháp chính: rescind hợp đồng (nếu còn hủy được), lấy lại tiền và lợi nhuận sai trái. Khi bán cổ phần qua prospectus, promoter phải bồi thường người bị thiệt hại vì thông tin sai, gây hiểu nhầm hoặc bị bỏ sót.

Pre-incorporation expenses và pre-incorporation contracts

Promoter không có quyền đương nhiên đòi công ty hoàn chi phí trước khi thành lập; có thể thu xếp để giám đốc đầu tiên đồng ý hoàn, hoặc đưa điều khoản bồi hoàn vào điều lệ.
Pre-incorporation contract là hợp đồng ký nhân danh công ty khi công ty chưa thành lập. Công ty không bao giờ ratify được, vì không tồn tại lúc ký. Công ty chỉ bị ràng buộc khi ký hợp đồng mới cùng điều khoản sau khi thành lập (novation); thực hiện hay nhận lợi ích từ hợp đồng không phải là hợp đồng mới.
Section 51 Companies Act 2006: người ký nhân danh công ty chưa thành lập chịu trách nhiệm cá nhân, trừ khi có thỏa thuận ngược lại; người đó cũng có thể buộc bên kia thực hiện và chuyển quyền đó cho công ty. Phonogram Ltd v Lane (1982): ký "for and on behalf of" công ty chưa lập vẫn phải tự hoàn trả tiền ứng trước.
Ba cách tránh trách nhiệm: để hợp đồng ở dạng bản nháp tới khi công ty ký; điều khoản trách nhiệm của promoter chấm dứt khi công ty ký hợp đồng mới cùng điều khoản; mua off-the-shelf company (đã tồn tại nên ratify được).

Đăng ký công ty

Off-the-shelf company: doanh nghiệp dịch vụ đăng ký sẵn, người của họ là subscriber, giám đốc, thư ký đầu tiên; khi bán thì chuyển cổ phần và báo Registrar việc từ chức. Ưu: không phải nộp hồ sơ, không rủi ro pre-incorporation contract, kinh doanh ngay. Nhược: thường phải sửa model articles, đổi tên, chuyển cổ phần của subscriber, ghi register of members, nộp stamp duty.
Công ty được lập khi một hoặc nhiều người ký memorandum và đăng ký. Streamlined registration (SBEE Act 2015): nộp một lần, điện tử, cho Companies House và HMRC.
Đơn đăng ký: tên dự kiến; nơi đặt registered office (England and Wales, Wales, Scotland, Northern Ireland); limited by shares hay guarantee; private hay public; địa chỉ registered office.
Tài liệu: memorandum (mẫu luật định, subscriber ký, mỗi người ít nhất một cổ phần nếu có vốn cổ phần); articles (chỉ khi không dùng model articles); statement of proposed officers (giám đốc phải đồng ý, đương nhiên được bổ nhiệm khi thành lập); statement of compliance; statement of capital and initial shareholdings (hoặc statement of guarantee); lệ phí.
Registrar (Companies House: Cardiff cho England and Wales, Edinburgh cho Scotland) xét hồ sơ về hình thức, cấp số đăng ký và certificate of incorporation, công bố việc cấp. Giấy ghi tên, số, limited, private hay public, nơi đặt trụ sở, ngày thành lập, chữ ký hoặc dấu của Registrar.
Certificate of incorporation là bằng chứng không thể bác bỏ rằng mọi yêu cầu đã tuân thủ, công ty được đăng ký hợp lệ, và (nếu ghi) là public company; sai sót phát hiện sau không làm giấy mất hiệu lực. Jubilee Cotton Mills Ltd v Lewes (1924): ngày thành lập là ngày ghi trên giấy (6 tháng 1), dù giấy ký ngày 8 tháng 1.
Re-registration: private lên public hoặc public xuống private cần special resolution 75% và hồ sơ cho Registrar; public bắt buộc xuống private khi vốn cổ phần dưới £50,000. Lên public phải nộp thêm articles mới, statement of proposed company secretary, bảng cân đối có báo cáo kiểm toán (tài sản thuần không thấp hơn vốn đã gọi cộng quỹ không phân phối), báo cáo định giá nếu phát hành cổ phần lấy tài sản phi tiền mặt. Private limited lên unlimited cần tất cả thành viên đồng ý; unlimited xuống limited cần special resolution; mỗi chiều chỉ một lần.
Private company kinh doanh và vay từ ngày thành lập. Public company cần trading certificate: đơn xác nhận allotted share capital theo mệnh giá không dưới £50,000, nêu chi phí thành lập và lợi ích cho promoter, kèm statement of compliance. Kinh doanh hay vay khi chưa có: giao dịch vẫn hiệu lực; công ty và officer in default phạm tội, bị phạt, có thể phải bồi hoàn cho bên kia; quá một năm chưa có thì tòa có thể ra lệnh giải thể (Insolvency Act 1986).
Sau đăng ký: họp ban giám đốc đầu tiên; return of allotments; có thể báo accounting reference date, nếu không thì mặc định là ngày cuối của tháng kỷ niệm thành lập.

Statutory books và hồ sơ

Nguồn thông tin công khai: hồ sơ ở Companies House, sổ tại công ty, London Gazette, giấy tờ giao dịch của công ty. Sổ giữ tại registered office hoặc một SAIL duy nhất; private company có thể nộp register of members, directors, PSC, địa chỉ nhà riêng giám đốc lên Companies House.
Register of members: tên, địa chỉ, loại cổ phần, số cổ phần, số hiệu cổ phần, ngày vào và ngày thôi làm thành viên; hơn 50 thành viên thì có chỉ mục. Thành viên xem miễn phí, người ngoài trả phí; phải có proper purpose (Fox-Davis v Burberry (2017): tracing agent thu phí của cổ đông thất lạc không có proper purpose).
Register of PSC: mọi công ty; cá nhân sở hữu hoặc kiểm soát trên 25% cổ phần hoặc quyền biểu quyết, hoặc kiểm soát bằng cách khác (quyền bổ nhiệm, bãi nhiệm giám đốc); tên, ngày sinh, quốc tịch, service address, chi tiết quyền lợi; thay đổi báo Registrar trong 14 ngày; vi phạm là tội.
Register of directors: họ tên hiện tại và cũ, service address, nơi cư trú, quốc tịch, nghề nghiệp, ngày sinh; không ghi shadow director; thành viên xem miễn phí, người khác trả phí. Register of directors' residential addresses không công khai. Service contracts của giám đốc: thành viên xem miễn phí hoặc xin bản sao có phí. Register of debentureholders không bắt buộc theo luật.
Accounting records: đủ để công bố tình hình tài chính với độ chính xác hợp lý tại các thời điểm cách nhau không quá 6 tháng; sổ thu chi hằng ngày, sổ tài sản và nợ; doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa có thêm bảng kê tồn kho, biên bản kiểm kê, bảng kê mua bán (trừ bán lẻ). Lưu 3 năm (private), 6 năm (public). Officer được xem; cổ đông không có quyền theo luật trừ khi articles cho phép; vi phạm là tội của officer in default.
Annual accounts cho mỗi accounting reference period: bảng cân đối và báo cáo lãi lỗ, true and fair view, theo Companies Act hoặc IAS; directors' report; quoted company có directors' remuneration report; kiểm toán trừ small và dormant company (thành viên có thể đòi kiểm toán); công ty lớn lập strategic report. Ban giám đốc duyệt, một giám đốc ký; public company trình trước general meeting.
Nộp cho Registrar: public 6 tháng, private 9 tháng sau ngày kết thúc kỳ kế toán. Gửi cho thành viên và người giữ debenture: public ít nhất 21 ngày trước AGM, private cùng lúc nộp Registrar hoặc sớm hơn; bản sao theo yêu cầu miễn phí trong 7 ngày. Quoted company đăng báo cáo lên website, không thu phí.
Confirmation statement: mọi công ty, không quá 12 tháng giữa hai lần; xác nhận không đổi hoặc ghi thay đổi về registered office, nơi giữ sổ, loại hình và hoạt động chính, vốn cổ phần và quyền từng loại, thành viên, giám đốc và thư ký.