Tóm tắt Chương 18: Performance analysis and behavioural aspects — PM

Variance analysis dùng để đánh giá kết quả đã qua và để kiểm soát: variance đáng kể là dấu hiệu cần hành động cho kỳ sau.
Đọc theo cặp có chung nguyên nhân (price và usage, rate và efficiency, sales price và volume), theo tỷ lệ so với standard, theo xu hướng nhiều kỳ; hỏi standard có còn đúng không.
Tính tác động ròng của quyết định gốc: mua nguyên liệu rẻ = price F − usage A − phần efficiency A liên quan.
Trước khi điều tra, xét: độ lớn, xu hướng, khả năng kiểm soát, chi phí và lợi ích của việc điều tra, quan hệ giữa các variance, loại standard, độ tin cậy số liệu.
Sau điều tra: sửa vận hành; sửa standard và tách planning variance; điều chỉnh kế hoạch kỳ sau (feed-forward).

Ideal: mọi efficiency variance adverse, dễ làm nản. Quá dễ: không có động lực. Bằng mức quá khứ: dễ dung túng budgetary slack.
Quá dễ là không tạo động lực (no incentive), không phải yếu tố làm nản (disincentive). Disincentive: mục tiêu không thể đạt, mục tiêu không được thông báo, báo cáo kiểm soát đến quá muộn, ngân sách áp đặt, bị đánh giá theo khoản không kiểm soát được. Bottom-up là cách khắc phục.
Attainable: cao hơn mức đang đạt nhưng thực tế, có thể cần chế độ thưởng. Current: không khuyến khích cải thiện nhưng giữ kết quả không đi xuống. Basic: chỉ để xem xu hướng.
Hai ngân sách: expectations budget (mức hợp lý, cho kế hoạch và quyết định) và aspirations budget (mục tiêu khó hơn, cho động lực).

Participative hợp khi: tổ chức lâu năm, rất lớn, kinh tế thuận lợi, quản lý giỏi lập ngân sách, đơn vị tự chủ.
Ưu điểm participative: thông tin của người hiểu bộ phận, động lực và cam kết cao hơn, sát thực tế, phối hợp tốt. Hạn chế: tốn thời gian, bắt đầu sớm hơn, budgetary slack, mục tiêu lệch chiến lược, bất mãn nếu bị sửa, empire building, khó so sánh khi các đơn vị ở địa bàn khác nhau, quản lý chỉ nêu yếu tố làm giảm chỉ tiêu.
Có thể kết hợp: top-down cho đơn vị ổn định, participative cho đơn vị đang biến động.
Imposed hợp khi: tổ chức mới, rất nhỏ, kinh tế khó khăn, quản lý thiếu kỹ năng, cần phối hợp chính xác.
Ưu điểm imposed: gắn với chiến lược, phối hợp, tận dụng hiểu biết về tổng nguồn lực, nhanh. Hạn chế: bất mãn, mất tinh thần đồng đội, ngân sách bị coi là công cụ phạt, kìm hãm sáng kiến, không khả thi với chi nhánh nước ngoài.

Ba nguồn gốc vấn đề: người đặt khác người thực hiện; mục tiêu tổ chức khác mục tiêu cá nhân; kiểm soát ở nhiều cấp.
Variance thúc đẩy hành động khi: quản lý chấp nhận trách nhiệm, variance công bằng (tách planning variance), có động lực, báo cáo kịp thời.
Blame culture dẫn tới phòng thủ; improvement culture coi variance là tín hiệu để cải tiến.
Hành vi lệch hướng: mua nguyên liệu rẻ, mua số lượng lớn, sản xuất để tồn kho, cắt bảo dưỡng và đào tạo, tiêu hết ngân sách, giảm giá để đạt sản lượng.

JIT: idle time ở nguồn lực không phải điểm nghẽn là bình thường; báo cáo idle time variance khuyến khích tích trữ hàng tồn và làm lợi nhuận báo cáo (absorption costing) tăng.
JIT purchasing: giảm mạnh chi phí lưu kho; ít nhà cung cấp, ở gần, tin cậy, hợp đồng dài hạn; kiểm soát chất lượng chuyển về nhà cung cấp; reorder level và safety inventory giảm. Giá chốt theo hợp đồng nên material price variance kém ý nghĩa; thưởng theo price variance F đi ngược JIT.
TQM: làm đúng ngay từ đầu, cải tiến liên tục (kaizen). Standard costing nhắm tới đạt standard và tính sẵn hao hụt, mâu thuẫn với TQM.
Thay đổi nhanh: overhead cao làm overhead variance thiếu chi tiết; sửa standard liên tục gây nản; sản phẩm theo yêu cầu riêng làm variance vô nghĩa; tập trung chất lượng tạo price variance adverse; JIT mâu thuẫn với tích trữ hàng.
Vẫn dùng standard costing để lập kế hoạch và kiểm soát, kèm chỉ tiêu phi tài chính (giao đúng hạn, hài lòng khách hàng).

Khung: bức tranh tổng của variance gốc → controllability principle → từng operational variance với nguyên nhân bám tình huống → planning variance do ai gây ra, gạt ra khỏi đánh giá → kết luận bằng tổng operational variance.
Quyết định của một người tạo variance A cho họ và F cho người khác: thưởng theo net F của từng người là bất công. Tính tác động ròng với công ty, chia sẻ thưởng, cập nhật standard ngay khi quy trình đổi.