Nguyên tắc
- Accrual basis: chi phí và thu nhập ghi vào kỳ phát sinh, không theo ngày trả hoặc nhận tiền (còn gọi là matching principle).
- Accrual kéo chi phí đã phát sinh nhưng chưa trả về kỳ này. Prepayment đẩy phần tiền đã trả cho kỳ sau ra khỏi chi phí kỳ này.
- Thiếu hóa đơn cuối kỳ vẫn phải accrue, dùng ước tính dựa trên các kỳ trước.
Bút toán và trình bày
- Accrual: Dr Expense, Cr Accruals. Accruals là current liability; chi phí tăng, lợi nhuận giảm.
- Prepayment: Dr Prepayments, Cr Expense. Prepayments là current asset; chi phí giảm, lợi nhuận tăng.
- Đầu kỳ mới đảo lại: Dr Accruals, Cr Expense; Dr Expense, Cr Prepayments. Không đảo accrual thì chi phí bị tính hai lần; không đảo prepayment thì chi phí không bao giờ được tính.
- Chi phí năm = tiền trả + accrual cuối − accrual đầu + prepayment đầu − prepayment cuối.
- Khi giá thay đổi trong kỳ, mỗi giai đoạn nhân với mức giá của giai đoạn đó.
Thu nhập
- Accrued income (arrears): đã kiếm được, chưa thu. Dr Accrued income (current asset), Cr Income.
- Deferred income (advances, tiền đặt cọc): đã thu, chưa kiếm được. Dr Income, Cr Deferred income (current liability).
- Câu lạc bộ, tiền thuê: dùng một tài khoản subscriptions receivable hoặc rent receivable. Arrears đầu kỳ và advances cuối kỳ bên Dr; advances đầu kỳ, tiền thu, khoản mất và arrears cuối kỳ bên Cr; thu nhập là số chênh lệch.
- Đảo deferred income từ tiền đặt cọc của khách mua chịu: Dr Deferred income, Cr Trade receivables.
Trial balance
- Ghi journal vào cột adjustments rồi cộng ngang ra trial balance cuối. Cột adjustments luôn cân.
- Accrual: Dr dòng chi phí, Cr dòng accruals mới. Prepayment: Dr dòng prepayments mới, Cr dòng chi phí.