Mục đích của hồ sơ
- Audit documentation (working papers): ghi chép thủ tục đã làm, bằng chứng thu được, kết luận đã rút ra; phải lập kịp thời.
- Chứng minh có cơ sở cho kết luận và cuộc kiểm toán làm theo ISAs (UK) và yêu cầu pháp lý.
- Giúp lập kế hoạch, chỉ đạo và giám sát, chịu trách nhiệm (kể cả khi bị kiện), lưu vấn đề cho năm sau, quality review và kiểm tra từ bên ngoài.
- Không có luật bắt lập working papers; yêu cầu đến từ ISA (UK) 230.
Hình thức và nội dung
- Thước đo: một experienced auditor chưa từng tham gia đọc phải hiểu được nature, timing, extent của thủ tục, kết quả, bằng chứng, vấn đề quan trọng, kết luận và xét đoán quan trọng.
- Phụ thuộc: quy mô, độ phức tạp, thủ tục, rủi ro, mức quan trọng của bằng chứng, ngoại lệ, phương pháp và công cụ.
- Mỗi working paper ghi: khách hàng, ngày kết thúc kỳ, số tham chiếu, người lập và ngày lập, chủ đề, người review và ngày review, mục tiêu, nguồn thông tin, công việc, kết quả, chú giải ký hiệu, phân tích sai sót, kết luận.
- Automated working papers tự tham chiếu chéo, điều chỉnh và cân; electronic working papers là kho lưu và ký duyệt điện tử, dễ sao lưu, dễ chia sẻ.
- Working paper chuẩn hóa: dễ giao việc, kiểm soát chất lượng; nhược điểm là làm máy móc, giảm professional judgement.
- Permanent file: engagement letter, new client questionnaire, điều lệ, hợp đồng dài hạn, biên bản họp board còn giá trị lâu dài, hệ thống kế toán. Current file: báo cáo tài chính năm nay, accounts checklist, planning memo, review notes, giải trình, working paper từng khoản mục.
Lưu trữ và quyền sở hữu
- Hãng phải có chính sách lưu trữ; registered auditor giữ working papers tối thiểu sáu năm tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán liên quan.
- Hồ sơ giấy cất nơi có khóa, hồ sơ điện tử có kiểm soát truy cập; nghĩa vụ bảo mật áp dụng cho từng thành viên nhóm.
- Working papers thuộc hãng; báo cáo kiểm toán đã phát hành thuộc khách hàng.
- Khách hàng xem hồ sơ khi hãng đồng ý và không ảnh hưởng cuộc kiểm toán; bên thứ ba chỉ được xem khi khách hàng cho phép.