Tóm tắt Chương 7: Purchases System — AS

Cùng khuôn với chu trình bán hàng: rủi ro → control objective → kiểm soát → tests of control → deficiency.
Hai câu hỏi xuyên suốt: tiền có chảy ra cho thứ không đáng trả không; có khoản nợ phải trả nào bị bỏ sót không (completeness).
Thanh toán là chỗ dễ gian lận nhất.

Rủi ro: mua cho việc riêng; không mua được điều kiện tốt nhất.
Mục tiêu: đơn được duyệt và đúng nhu cầu; chỉ đặt với nhà cung cấp được duyệt; giá cạnh tranh.
Kiểm soát: tách người đề nghị và người đặt; purchase order chỉ lập khi có purchase requisition đánh số; đơn được duyệt, đánh số, đơn trắng cất kỹ; chính sách chọn nhà cung cấp.
Thử nghiệm: đối chiếu mẫu đơn với danh sách nhà cung cấp; kiểm tra dãy số đơn; đơn có phiếu đề nghị; xem nơi cất đơn trắng.

Kiểm tra hàng nhận về (chất lượng, số lượng, tình trạng), lập GRN đánh số, so với đơn đặt hàng.
Hóa đơn được kiểm tra giá, số lượng, phép tính và khớp với đơn đặt hàng và GRN trước khi ghi nợ.
Hàng trả lại có phiếu trả hàng; liên gửi kế toán; rà credit note trước đợt thanh toán; đối chiếu bảng kê nhà cung cấp.
GRN chưa có hóa đơn cuối năm thì lập accrual; dãy số GRN bảo đảm nợ phải trả không bị ghi thiếu.

Rủi ro: trả nhầm người, trả hóa đơn khống, trả quá sớm, trả hai lần, ghi sai hoặc sai kỳ.
Kiểm soát: chứng từ đi kèm, người có thẩm quyền duyệt, người duyệt không lập danh sách BACS, hạn mức duyệt, đánh dấu "đã trả" trên hóa đơn.
Thử nghiệm: chọn mẫu khoản chi, xem phê duyệt và người khởi tạo, đối chiếu hóa đơn và bảng kê nhà cung cấp; làm lại bank reconciliation; kiểm soát tự động thì dùng giao dịch giả.

Hỏi: người gian lận có quyền làm hợp lệ bước đó không. Nếu có, kiểm soát ấy không chặn được.
Chọn hậu quả trực tiếp nhất; mỗi khiếm khuyết kèm kiến nghị.